Hoje abordaremos o seguinte tema: Organização: a importância de ter um sistema ou planilha de controle de estoque.

Como funciona o inventário?

 O inventário é a perícia de supervisionar o patrimônio. Se a lista de pertences da empresa, que normalmente encontra-se em um sistema ou planilha, confere com a veracidade.

Ao verificar o estoque, é importante que todos os itens registrados estejam em seu lugar. Também se faz necessário atualizar e organizar os itens constantemente.

Como se faz um inventário?

 Falando de forma conceitual, o inventário de um estoque é bem fácil de ser aplicado:

1. É preciso levantar a quantidade de itens no estoque
2. Então, observa-se em sistema ou planilha o que há em registro
3. Por fim, é preciso verificar se os valores registrados para os produtos físicos batem com os dados do sistema

Mas não se engane, apesar do conceito ser relativamente simples, a realização da tarefa se faz mais difícil do que aparenta. É preciso um rigoroso controle.

Colocar todo o estoque em ordem é uma tarefa difícil, algumas empresas chegam a parar a produção, somente para conferir o inventário.

Normalmente, a ordem utilizada para classificação dele segue a modalidade ABC, mas você pode classificar de acordo com sua necessidade. Escolher quem ficará responsável pela tarefa e a duração de todo o processo também são etapas importantes para que se tenha agilidade e praticidade na organização.

Quais as vantagens e importância de fazer esta organização do estoque através das planilhas?

• Evitando prejuízos

O controle do estoque permite que haja minimização das perdas, seja com produtos danificados, roubados ou mesmo aqueles que foram estocados de forma errada e que acabam se deteriorando.

A prática do controle de inventário de forma regular no estoque auxilia que os itens sejam contabilizados como patrimônio financeiro.

Não confie apenas no que há em registro no sistema. Tenha algo palpável para que a mercadoria esteja intacta e em condições de ser vendida quando o cliente procurar o produto.

• Redução do desperdício

 O inventário possibilita, muitas vezes, o caminho a ser seguido na empresa, apontando entrada e saída de produtos.

Ao realizar estas verificações, você saberá, por exemplo, qual item está em maior quantidade no estoque e qual difere do que há em registro.

Imagine a situação: ao conferir sua planilha, você observa que existe uma caixa a mais de um determinado produto, além dos já registrados. Esse produto está próximo de perder a validade, mas através de controle mais eficaz, você pode criar uma promoção com ele. Assim, aumentam as chances da saída do produto e o descarte do mesmo é evitado.

A má movimentação dos itens também causa perda deles no estoque. Independente de quem guardou na prateleira errada ou quais caixas foram colocadas em locais que não eram adequados, com a prática do inventário, você evita ter de readquirir este material.

• Atendimento ao cliente

Coloque-se no lugar do seu cliente. Imagine-o acessando seu site, se interessando pelo produto e percebendo que o valor é compatível com seu orçamento. O problema surge quando o produto escolhido não possui disponibilidade de estoque, pois, sua saída não foi registrada anteriormente. Complicado, não?

Pense no quão trabalhoso será para a equipe de atendimento ao cliente contornar a situação e, desfazer a insatisfação do comprador que não terá seu produto no prazo e que pode abrir uma reclamação contra a empresa porque pagou por um produto que nem ao menos sabe-se se chegará.

Agora imagine se isso for algo constante? Você perderá clientes e reputação.

Garanta a organização do seu estoque, mantenha tudo muito organizado, evite estes atritos com os clientes e não tenha mais perdas por não ter controle interno de entradas e saídas.

Confira seu inventário, faça isso periodicamente, realize uma boa gestão e com certeza terá bons retornos financeiros.

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